Frentes para mejorar tu empresa en 2015

El nuevo año 2015 está a la vuelta de la esquina. Comienza un ejercicio más y en la cabeza de muchos empresarios se activa un proceso de evaluación del que se está cerrando estos días, 2014, y de fijación de nuevas metas para el que viene.

Siempre hay algún punto en el que mejorar en la pyme y desde este blog queremos proporcionar alguna idea, para que sirva como referencia a la hora de plantearse nuevos retos para el futuro a corto y medio plazo. Estos son algunos frentes para mejorar tu empresa en 2015:

Mejorar el sistema de información

Los sistemas de información son herramientas que deben ayudar al negocio a tener éxito. Para que así sea, es imprescindible que estén actualizados y puedan dar una respuesta ágil a los requisitos de los diferentes procesos. Por tanto, en 2015, como en cada ejercicio, las pymes tienen el reto de saber en qué puntos tienen que actuar en sus sistemas de información, para pasar a la acción y poner en marcha las evoluciones necesarias para que sean los escuderos que necesita el negocio.

Una mejor integración entre aplicaciones, el uso de tecnología adaptada a los tiempos que corren (cloud, tiempo real, etc.), un mayor grado de automatización de tareas, son algunos ejemplos de posibles evoluciones en las que se puede trabajar para conseguir que el sistema de información de la pyme sea capaz de ofrecer una mejor respuesta a las necesidades del negocio.

Mejorar la reputación y presencia online del negocio

Muchas pymes aún no tienen muy clara su participación en el canal online y lo dejan “para otro momento”, cosa que, hoy en día, en la era de Internet, es un error que puede impactar en la cuenta de resultados. Aunque un negocio se desarrolle en su totalidad en el canal offline, hoy los usuarios están acostumbrados a buscar información online y, por tanto, los negocios que no están preparados acaban perdiendo.

Hay muchos frentes que atacar en el mundo online para las pymes, como son la página web corporativa, las cuentas en redes sociales (Linkedin, Twitter, Facebook), el video corporativo online (YouTube, Vimeo) y la posición del negocio en los servicios de mapas (Google Maps, Mapas de Apple, Bing Maps, etc.). No es obligatorio estar en todos estos frentes, pero sí en los más importantes para cada negocio, que hay que identificar antes de ponerse manos a la obra. ¿En cuales debe estar tu empresa en 2015?

Mejorar la comunicación interna con y entre empleados

La comunicación interna en la empresa es una de las claves para el éxito, dado que permite generar un buen clima de trabajo y aprovechar sinergías entre los diferentes miembros de los equipos, para conseguir el objetivo común. Para que la información fluya de manera bidireccional, hay que dotar de las herramientas adecuadas a los trabajadores y poner los medios en la empresa, aunque hay que tener claro que las herramientas no bastan por sí solas.

Por ejemplo, se pueden implantar iniciativas de comunicación a través de grupos de mejora, en los que participen los trabajadores de todos los niveles para que sean valoradas sus propuestas y puestas en práctica aquellas que se aprueben y tengan impacto en la organización. Una vez que se coja ritmo con iniciativas como esta, la maquinaria de la comunicación interna estará en marcha y las ideas circularán con fluidez en todos los frentes, al derribar barreras como el miedo a hablar, entre otras.

Mejorar la alimentación en el trabajo

Cada año siempre creo conveniente aprovechar el inicio del curso para proponer una mejor alimentación en el trabajo, con el objetivo de mejorar la salud y así evitar problemas a los trabajadores en el corto, medio y largo plazo. Una mala alimentación, unida al estrés, la vida sedentaria y un descanso insuficiente, conforman una combinación fatídica que lleva al trabajador a una senda peligrosa, en la que la probabilidad de enfermedades graves es importante y las consecuencias pueden ser letales.

Poco a poco, es importante que las empresas se animen de verdad a corregir los hábitos menos saludables relacionados con la alimentación que tienen lugar en sus centros de trabajo, poniendo a disposición de sus trabajadores medios adecuados para ello. Menos comida basura en las máquinas de vending y cafeterías, respeto de los horarios de comida, promoción del deporte y hábitos saludables en general, son algunos frentes donde las pymes tienen mucho recorrido para trabajar y conseguir buenos resultados en 2015.

Cumplir horarios racionales para todos

El cumplimiento del horario de trabajo es algo que en las empresas se viene dejando de lado desde hace tiempo y es un tema que tiene consecuencias sobre las personas, que acaban siendo menos productivas a lo largo del tiempo, y también sobre su entorno, al robarles tiempo para tareas necesarias en el círculo familiar (cuidado de niños, educación, deporte, conciliación, etc.) y personal (estudio, deporte, etc.).

Si se echan cuentas, trabajar más horas no significa trabajar mejor, ni tampoco abarcar más cantidad de trabajo. Excederse por norma con el horario de trabajo, lleva a una caída brusca de la productividad y de la motivación de las personas que, junto con otra serie de consecuencias negativas, no benefician a ninguna de las partes, empresa y trabajador. Tampoco se trata de llevar a rajatabla cada minuto trabajado o no, pero sí que las empresas deben poner de su parte para evitar situaciones de “presencialismo” y gente cuya vida no transcurre más allá del recinto de la empresa.

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Imagen | dmkoch

Pablo Herrero es Ingeniero Industrial en la especialidad de Organización Industrial. Relacionado con la Organización de Empresas y la Dirección y Gestión de Proyectos, es colaborador en varias publicaciones del sector empresa y banca y participa como socio en Golf76.

Síguele en Twitter en @pabloherrero.

11 errores que no puedes cometer en las cenas de empresa si quieres seguir optando al ascenso

El mes de diciembre ya es típico además de las reuniones familiares las cenas de empresa. Tanto es así que en muchas ciudades se empiezan a anticipar a finales de noviembre por las dificultades para reservar mesas para grandes grupos. Son cenas donde se exalta el compañerismo, se olvidan pequeñas fricciones y se refuerza la pertenencia al grupo. Pero también se pueden convertir en un momento complicado si no sabemos comportarnos. Por eso vamos a ver 11 errores que no puedes cometer en tu cena de empresa si quieres seguir optando al ascenso.

Este tipo de reuniones rompen un poco con las normas y las relaciones laborales establecidas. Además las bebidas contribuyen a que el tono de celebración sea desinhibido, muchas veces más de lo que nos hubiera gustado. Si durante todo el año hemos estado cultivando una imagen, no podemos tirarlo todo al traste por una noche.

Errores que no debemos cometer en la cena de empresa

Vamos a ver algunos que he podido observar a lo largo de los años, y que se repiten con demasiada frecuencia:

  • Beber más de la cuenta es todo un clásico. Las cervezas de antes, el vino con la comida y las copas de después. Si tardan en traer la comida y vamos con el estómago vacío el efecto puede ser demoledor, tanto que puede que sólo recuerdes lo que hiciste por las fotos o vídeos que tus compañeros se pasarán por WhatsApp durante el resto del año.
  • Esto nos lleva a la siguiente recomendación, mejor merendar en casa para no ir con el estómago vacío y no comer como si no hubiera un mañana. Si es un coctail, puede que la comida escasee, en todo caso, no acapares la tortilla como si llevaras años sin comer. Tampoco debemos criticar la comida, ya sea por la cantidad o la calidad de la misma.
  • Se pueden gastar bromas, tener conversaciones más distendidas, pero todo dentro de un límite. No podemos permitir que se nos vaya de las manos y reírnos del jefe y ponerle en evidencia. Seguirá siendo nuestro jefe después de Navidades, y hay ciertas cosas que nos pueden parecer divertidas, pero a él no tanto. Amables y divertidos, sin ser ofensivos, caminamos por una delgada línea roja. Si no estás seguro del terreno que pisas, mejor no decir ciertos chascarrillos sobre el jefe.
  • Llegar el último e irse el primero. Si llegamos cuando todo el mundo ya está sentado y están esperando por nosotros, malo para nuestra imagen. La impuntualidad nunca está bien vista en la empresa, so nos vamos los primeros sin ni siquiera esperar al discurso del jefe, también fallamos. Si tenemos que irnos antes o llegar tarde de forma ineludible, mejor hacérselo saber de alguna manera.
  • La cena no deja de ser una reunión de trabajo. Podemos hablar de temas laborales, pero no tocar cuestiones espinosas. No es el momento de hablar de trabajo o forzar la toma de decisionessobre ascensos, sueldos, asignación de proyectos, etc. por mucho que estas reuniones nos permitan conversar o acercarnos a determinados cargos en la empresa que durante todo el año son más inaccesibles.
  • No es fácil encontrar temas de conversación adecuados. Mejor rodearse de gente con la que nos sentimos a gusto. También es importante evitar temas conflictivos, política y religión sobre todo. En una comida de trabajo a la que asistía por primera vez, recuerdo que un compañero veterano nos leyó la cartilla a todos. “Todos eramos del Real Madrid, estábamos casados o en vísperas de casarnos y todos votábamos a partidos conservadores”. Nuestro jefe tenía un perfil muy conservador y no veía con buenos ojos determinados aspectos.
  • Cierto que es una reunión informal, pero tampoco podemos ir mal vestidos. Nada de camisetas con mensajes. Tampoco trajes, la regladebería ser vestir como los viernes sin corbata en las empresas… Si no llevamos corbata habitualmente, discreción y sobriedad, mejor que arriesgar.
  • Nada de tensiones sexuales en la cena de empresa con otros compañeros. No es el momento de resolver ciertos tonteos que pueden surgir en el trabajo, al menos no delante de todo el mundo. Por supuesto, si nos embarcamos en este tipo de relaciones, es fundamental saber que ambos están de acuerdo. Nada de acosos o acciones unilaterales por ninguna de las partes.
  • No estar toda la cena pendiente del móvil. El objetivo es relacionarnos en un ambiente más distendido. Si estamos toda la noche pendiente del teléfono, ignorando a nuestros compañeros de mesa, poco bueno va a decir de nosotros. ¿Estaremos igual en el trabajo cuando nuestro jefe no nos está vigilando?
  • Una cosa es relacionarse con los demás y otra ser el centro de atracción. No eres Pepe Reina, no tienes que hacer de animador, contar chistes, ser el primero de la conga o acabar encima de la mesa. Que no se te vaya el tema de las manos.
  • No ir. La empresa paga la cena, organiza el acto. Si se habla más de que faltas que si vas, no te puedes permitir faltar. Otra cuestión es si son los propios empleados los que tienen que pagarse la cena, aquí ya hay diferentes puntos de vista.

Es complicado saber estar en un acto de este tipo y salir bien parado. No pasar desapercibido, ser simpático, amable y no acaparar la atención. Muchas veces ni siquiera es nuestro jefe el que lo consigue. Tenemos que pensar que de aquí a unos meses entraremos en el despacho para pedir el ascenso.

IVA 2015: cómo funcionará el IVA en los servicios prestados por vía electrónica

Uno de los cambios fundamentales que tenemos a partir del año 2015, es el cambio en la tributación del IVA de los servicios prestados por vía electrónica. El cambio afecta a las operaciones de servicios por vía electrónica B2C; es decir, aquellas operaciones en las que el destinatario final es un consumidor.Hasta ahora, la regla de localización del IVA situaba el lugar de realización del hecho imponible en el territorio de la sede del prestador del servicio para servicios B2C. por lo que el lugar de prestación del servicio pasa a ser en lugar donde se encuentre el consumidor final. Este cambio en la localización implica que la empresa que presta el servicio por vía electrónica tendrá que repercutir el IVA aplicable en el país de destino y que esté localizado el consumidor, no el país de origen como sucedía hasta ahora.

Criterios para situar el lugar de realización a efectos de IVA en una operación por vía electrónica B2C

Para garantizar una aplicación uniforme de las nuevas reglas en la UE, se ha preparado un reglamento en el que se especifica el criterio que se ha de seguir para localizar correctamente a los clientes a efectos de aplicación del IVA. Este reglamento establece las siguientes presunciones de localización:

  • Si los servicios se prestan en sitios tales como una cabina telefónica, zona WIFI, cibercafé, restaurante o vestíbulo de un hotel, en los que se requiere la presencia física del cliente, se presumirá que la ubicación del cliente está en ese lugar, por lo que ahí se gravarán los servicios.
  • Si los servicios se prestan a través de una línea fija terrestre, se presumirá que la ubicación del cliente es aquella en la que la línea esté instalada.
  • En el caso de que se presten a través de redes móviles, se presumirá que la ubicación del cliente es el país identificado por el código de teléfono de la tarjeta SIM.
  • En los servicios en los que es necesario usar un descodificador o una tarjeta de televisión (sin usar línea fija terrestre), se presumirá que la ubicación del cliente es el lugar en el que se encuentre el descodificador, o si no se conoce, el lugar al que se envió la tarjeta.

No obstante, se usará como criterio de localización del cliente dos de estas ubicaciones no contradictorias entre si:

  • Dirección de facturación
  • Dirección IP del dispositivo usado por el cliente o cualquier sistema de geolocalización
  • Datos bancarios (lugar en que se encuentra la cuenta bancaria utilizada para el pago)
  • Código de móvil del país almacenado en la tarjeta SIM
  • Ubicación de la línea fija terrestre del cliente a través de la que se presta el servicio
  • Otra información relevante desde el punto de vista comercial

Este cambio en el escenario del IVA, nos obliga a cambiar nuestros sistemas de procesamiento informático para poder demostrar en todo momento dónde se encuentra localizado nuestro consumidor B2C.

Cambios legales para las empresas prestadoras de servicios por vía electrónica

Este nuevo escenario comunitario, obliga a las empresas a realizar los siguientes cambios legales. En primer lugar, tendremos que aplicar el tipo de IVA vigente para ese tipo de servicio en el país de destino, no en el país de origen y cumplir en simultáneo con la legislación vigente en materia de IVA del país en el que pasamos a prestar el servicio.

Como segundo punto más importante, estamos obligados a cumplir el reglamento de facturación de cada país de destino, incluyendo para cada país, la casuística propia de sus normas de emisión de facturas. Por ejemplo, hay países en Europa en los que no es posible realizar factura simplificada para cada servicio o bien, se obliga a informar sobre el capital social de la empresa en la propia factura.

Este IVA que recaudamos, tendremos dos opciones para ingresarlo en las arcas públicas. Bien nos damos de alta en cada país en los que prestemos servicio, bien nos adscribimos a la ventanilla única de liquidación del IVA, que presentaremos en nuestro territorio directamente mediante una serie de formularios y autoliquidaciones que tienen que aprobarse en breve.

Estamos a menos de dos meses de la entrada en vigor de este cambio, por lo que debemos analizar inicialmente cómo estamos prestando los servicios por vía electrónica y cómo podremos mejorar los mismos.

Tener un control de las cuentas es algo básico para cualquier negocio. Desde Sage te proponemos diferentes programas de contabilidad para que lleves la contabilidad, la facturación y la gestión de los números con facilidad. Entre otras tareas, podrás generar tus declaraciones de IVA, gestionar los pagos, y realizar presupuestos e informes.

Remo, muy relacionado con la dirección financiera y fiscal de empresas. Escribe habitualmente en los blogs Pymes y Autónomos y El Blog Salmón.